Künstliche Intelligenz (KI) in Buchhaltung und Rechnungswesen

In der Buchhaltung und im Rechnungswesen unterstützen digitale Anwendungen die Erfassung von Belegen, die Prüfung von Rechnungen und den Abgleich von Zahlungen. Einige Funktionen arbeiten regelbasiert, andere nutzen Künstliche Intelligenz, um beispielsweise Zuordnungen vorzuschlagen. Für Anwender ist deshalb wichtig, die Möglichkeiten und Grenzen der eingesetzten Verfahren zu verstehen. KI-generierte Buchungsvorschläge ersetzen keine fachliche Kontrolle: Auch automatisch verarbeitete Vorgänge müssen regelmäßig überprüft werden.

Diese Weiterbildung richtet sich an Arbeitslose, Arbeitssuchende und Wiedereinsteiger, die einen praxisnahen Einstieg in die KI-gestützte Buchhaltung suchen. Im Mittelpunkt stehen überschaubare Aufgaben: Belege erfassen, Rechnungen prüfen, Zuordnungsvorschläge nachvollziehen und einfache Auswertungen unterstützen. Anhand von Beispielen lernen Teilnehmende die Einsatzmöglichkeiten von Lexware Office, DATEV Unternehmen online, den DATEV Automatisierungsservices und Microsoft Excel kennen. KI-Tools wie ChatGPT dienen ergänzend als Lern- und Formulierungshilfe. Die Übungen erfolgen mit synthetischen oder geeigneten anonymisierten Daten.

Die Weiterbildung vermittelt Schritt für Schritt:

Worum geht es in der Weiterbildung?

Die Teilnehmenden bauen ihre Kompetenzen systematisch auf: Zunächst lernen sie grundlegende Begriffe der Buchhaltung und den Weg eines Belegs vom Eingang bis zur dokumentierten Bearbeitung kennen. Anschließend beschäftigen sie sich mit Belegerfassung, Rechnungsprüfung, Zahlungsabgleich und der Kontrolle von Buchungsvorschlägen. Behandelt werden Methoden wie Plausibilitätsprüfung, Dublettenprüfung, Checklistenprüfung und das Vier-Augen-Prinzip. Dabei wird zwischen OCR-Texterkennung, regelbasierter Automatisierung und KI-gestützter Verarbeitung unterschieden. Ergänzend vermittelt die Weiterbildung einfaches Prompt Engineering für Begriffserklärungen, Textentwürfe und die Beschreibung von Arbeitsschritten mit geeigneten Übungsdaten.

Was bringt die Weiterbildung den Teilnehmenden konkret?

Arbeitssuchende gewinnen Orientierung in digitalen Buchhaltungsabläufen und lernen, typische Bearbeitungsschritte nachvollziehbar auszuführen. Sie erweitern ihre Fähigkeiten in Datenpflege, Belegkontrolle, Fehlererkennung und Dokumentation. Gleichzeitig entwickeln sie ein Verständnis dafür, welche Aufgaben sie im vorgegebenen Zuständigkeitsbereich bearbeiten können und wann eine Rückfrage an eine fachlich verantwortliche Person erforderlich ist. Ein Schwerpunkt liegt auf dem verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten, Bankverbindungen und vertraulichen Geschäftsinformationen nach der DSGVO. Diese Kombination unterstützt den Wiedereinstieg in kaufmännische Tätigkeiten, ohne eine umfassende buchhalterische oder steuerfachliche Qualifikation zu ersetzen.

Was lernen die Teilnehmenden inhaltlich?

Die Inhalte umfassen die Grundlagen der KI-gestützten Buchhaltung, die Einordnung von Finanzbuchhaltung, Debitoren, Kreditoren, Geschäftsvorfällen und Buchungssätzen, die digitale Belegverarbeitung mit Belegeingang, Belegerfassung, OCR-Texterkennung, Datenextraktion und Belegklassifikation, die Rechnungsprüfung anhand von Pflichtangaben, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag, die Plausibilitätsprüfung, Dublettenprüfung und den Bestellabgleich, das grundlegende Verständnis von Kontierung, Buchungsvorschlägen, Zahlungsabgleich, Offenen Posten und Mahnwesen, die Unterscheidung zwischen regelbasierter Automatisierung und Künstlicher Intelligenz, die Einordnung von E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD und strukturierten Rechnungsdaten, die Einsatzmöglichkeiten von Lexware Office, DATEV Unternehmen online, den DATEV Automatisierungsservices und Microsoft Excel, einfache Filterfunktionen, Sortierfunktionen und Summenfunktionen für Übungslisten, den ergänzenden Einsatz von KI-Tools wie ChatGPT und Microsoft Copilot, einfaches Prompt Engineering, den Umgang mit Halluzinationen, die Ergebnisprüfung anhand von Ausgangsbelegen, die Datenqualitätssicherung, das Vier-Augen-Prinzip, Checklisten, Freigabeprozesse und Fehlerdokumentation sowie einen anwendungsbezogenen Überblick über GoBD, Verfahrensdokumentation, Aufbewahrungspflichten, DSGVO, Zugriffsrechte und Datensparsamkeit. Die fachliche Verantwortung bleibt bei den zuständigen Personen; KI-Ausgaben werden weder ungeprüft übernommen noch als verbindliche Steuerberatung behandelt. Die praktische Bedeutung dieser Kontrolle zeigt sich auch bei KI-basierten Buchungshilfen, deren Vorschläge geprüft und bei Bedarf korrigiert werden müssen.

Was bringt die Weiterbildung für den Wiedereinstieg in den Arbeitsmarkt?

Die digitale Transformation verändert die Bearbeitung kaufmännischer Vorgänge. Die Weiterbildung hilft Arbeitssuchenden, grundlegendes Buchhaltungsverständnis mit digitaler Anwendungskompetenz und sorgfältiger Ergebnisprüfung zu verbinden. Im Bewerbungsprozess können Teilnehmende anhand bearbeiteter Übungsfälle erläutern, wie sie Belege kontrollieren, Unstimmigkeiten dokumentieren und einfache Listen auswerten. Diese Fähigkeiten sind insbesondere für unterstützende Aufgaben in Buchhaltungsabteilungen, kaufmännischer Sachbearbeitung, Rechnungseingangsbearbeitung, Büroorganisation, Handelsunternehmen, Handwerksbetrieben, Dienstleistungsunternehmen und Steuerkanzleien anschlussfähig. So lässt sich das Qualifikationsprofil für den Wiedereinstieg gezielt erweitern; die konkrete Einsatzmöglichkeit hängt von der jeweiligen Stelle und den vorhandenen Vorkenntnissen ab.

Ihre Vorteile:

• KI-gestützte Buchhaltung verstehen und unterstützende Funktionen gezielt nutzen

• Kompetenzen in Belegerfassung, Rechnungsprüfung und Ergebnisprüfung gezielt aufbauen und klar im Bewerbungsprozess integrieren

• Belegbearbeitung und einfache Auswertungen in digitalen und hybriden Prozessen strukturierter und effizienter gestalten

• Buchungsvorschläge, Zuordnungen und Datenqualität anhand nachvollziehbarer Prüfschritte qualitätsgesichert bewerten

• Datenschutz, DSGVO-konforme Datenverarbeitung und verantwortungsvolle KI-Anwendung als wertvolle Schlüsselqualifikation etablieren

Wichtige Informationen zum Kurs

Kosten Bemerkung

Die Kosten für den Kurs KI in Buchhaltung und Rechnungswesen werden im jeweiligen Kursangebot transparent ausgewiesen. Dort ist angegeben, welche Lernmaterialien, digitalen Inhalte, Lernplattformzugänge und Prüfungsleistungen enthalten sind. Auch der Umfang möglicher Softwarezugänge sowie die Konditionen für Vollzeit und Teilzeit werden vor der Anmeldung erläutert.

Abschlussart

Für den Kurs KI in Buchhaltung und Rechnungswesen findet eine trägerinterne Abschlussprüfung mit anschließendem Trägerzertifikat statt. Das Zertifikat dokumentiert die erworbenen Kompetenzen in digitaler Belegerfassung, grundlegender Rechnungsprüfung, Einordnung von Buchungsvorschlägen, Zahlungsabgleich, einfacher Excel-Auswertung, KI-gestützter Aufgabenunterstützung, Ergebnisprüfung und datenschutzbewusster Datenverarbeitung und kann direkt im Bewerbungsprozess als nachweisbare Qualifikation eingesetzt werden.

Zusatzqualifikation

Der Kurs KI in Buchhaltung und Rechnungswesen vermittelt darüber hinaus relevante Zusatzqualifikationen im Bereich digitale Büroorganisation, Checklistenerstellung, Fehlerdokumentation und verantwortungsvolle KI-Nutzung. Teilnehmende erweitern ihr Qualifikationsprofil um anwendungsorientierte Kenntnisse in Microsoft Excel, ChatGPT und modernen digitalen Prüfmethoden, die in nahezu allen Branchen einsetzbar sind. Die Einsatzmöglichkeiten spezialisierter Buchhaltungsanwendungen werden anhand von Beispielen eingeordnet; konkrete Schulungszugänge richten sich nach dem ausgewiesenen Kursangebot.

Zugang

Für die Teilnahme am Kurs KI in Buchhaltung und Rechnungswesen wird ein abgeschlossener Schulabschluss oder eine vergleichbare Qualifikation empfohlen. Darüber hinaus werden Deutschkenntnisse auf B2-Niveau, ein internetfähiger Computer, Headset/Mikrofon sowie eine stabile Internetverbindung vorausgesetzt. Technische Vorkenntnisse sind nicht erforderlich – die Weiterbildung ist auch für Quereinsteiger, Wiedereinsteiger und Berufsrückkehrer geeignet. Grundlegende Buchhaltungsbegriffe werden schrittweise eingeführt.

Zielgruppe

Der Kurs KI in Buchhaltung und Rechnungswesen richtet sich an Arbeitslose, Arbeitssuchende und Wiedereinsteiger, die ihre berufliche Handlungskompetenz im Bereich digitaler Buchhaltungsunterstützung gezielt ausbauen möchten. Besonders geeignet ist die Weiterbildung für Arbeitssuchende mit beruflichem Hintergrund als Kaufleute für Büromanagement, kaufmännische Sachbearbeitende, Assistenzkräfte, Kaufleute im Einzelhandel, Kaufleute im Großhandel, Industriekaufleute, Buchhaltungsassistenzkräfte und Verwaltungskräfte sowie alle Personen, die ihre Zahlenkompetenz, Sorgfalt und digitale Handlungssicherheit für den (Wieder-)Einstieg in den Arbeitsmarkt stärken möchten.

Am Ende der Weiterbildung erhält der Teilnehmende ein Zertifikat und einen Nachweis über die erlangten Kompetenzen – ein wertvoller Pluspunkt für den Wiedereinstieg in den Arbeitsmarkt, die nachhaltige berufliche Zukunftsfähigkeit und den langfristigen Karriereerfolg in einer digitalen, KI-gestützten Arbeitswelt.