Digitale Buchhaltung und E-Invoicing

Digitale Buchhaltung und E-Invoicing verbinden die elektronische Rechnungsstellung mit klar geregelten Bearbeitungsprozessen. Im Mittelpunkt stehen die Fragen, wie Rechnungen erstellt, empfangen, geprüft, übermittelt und aufbewahrt werden. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die elektronisch weiterverarbeitet werden können. Eine einfache PDF-Rechnung allein erfüllt die seit 2025 geltende umsatzsteuerliche Definition einer E-Rechnung nicht.

Diese Weiterbildung richtet sich an Arbeitslose, Arbeitssuchende und Wiedereinsteiger, die digitale Rechnungsabläufe sicher bearbeiten möchten. Im Fokus stehen Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Rechnungsformate, Validierung, Übertragungswege, Freigabeprozesse und elektronische Aufbewahrung. Teilnehmende lernen anhand von Beispielen die Einsatzmöglichkeiten von DATEV Unternehmen online, Lexware Office, E-Rechnungsviewern und Dokumentenmanagementsystemen kennen. Der Schwerpunkt liegt auf einem durchgängigen, nachvollziehbaren Rechnungsprozess – nicht auf der Erzeugung oder Bewertung von KI-Buchungsvorschlägen.

Die Weiterbildung vermittelt Schritt für Schritt:

Worum geht es in der Weiterbildung?

Die Teilnehmenden bauen ihre Kompetenzen entlang des Rechnungsprozesses auf: Zunächst lernen sie, erforderliche Stammdaten und Zuständigkeiten zu berücksichtigen. Anschließend beschäftigen sie sich mit der Rechnungserstellung, dem Empfang strukturierter Rechnungen, der technischen Validierung, der sachlichen Prüfung und der dokumentierten Freigabe. Behandelt werden XRechnung, ZUGFeRD, Rechnungsvisualisierung, Schnittstellen, Übertragungswege und Archivierung. Ergänzend werden der Umgang mit fehlerhaften Rechnungen sowie die Unterschiede zwischen Rechnungen an Unternehmen und an öffentliche Auftraggeber vermittelt. Übergangsregelungen, Ausnahmen und betriebliche Zuständigkeiten werden anhand typischer Anwendungsfälle eingeordnet.

Was bringt die Weiterbildung den Teilnehmenden konkret?

Arbeitssuchende gewinnen Sicherheit darin, Rechnungen durch die vorgesehenen Bearbeitungsschritte zu begleiten. Sie lernen, Rechnungsdaten zu erfassen, technische Fehlermeldungen einzuordnen, sachliche Rückfragen vorzubereiten und den Bearbeitungsstatus nachvollziehbar zu dokumentieren. Dabei erweitern sie ihre Fähigkeiten in Prozessverständnis, Organisation, Schnittstellenkommunikation und Dokumentation. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf dem verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten und vertraulichen Geschäftsinformationen nach der DSGVO. Diese Kompetenzen unterstützen den Wiedereinstieg in rechnungsbezogene Verwaltungs- und Sachbearbeitungsaufgaben.

Was lernen die Teilnehmenden inhaltlich?

Die Inhalte umfassen digitale Buchhaltung, E-Invoicing, E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD, die Normenreihe EN 16931, XML-Rechnungsdaten, die Abgrenzung zur PDF-Rechnung und die Bedeutung strukturierter Daten, die Stammdatenpflege mit Kundenstammdaten und Lieferantenstammdaten, die Organisation von Rechnungseingang, Rechnungsausgang und Rechnungserstellung, die Pflichtangabenprüfung, Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Umsatzsteuer, die Rechnungsvisualisierung mit einem E-Rechnungsviewer, die technische Validierung, die Auswertung von Prüfprotokollen, die sachliche Rechnungsprüfung und rechnerische Rechnungsprüfung, die Gestaltung von Freigabeprozessen und Rollenberechtigungen, die Bearbeitung von Rechnungskorrekturen und Stornorechnungen, die Auswahl geeigneter Übertragungswege wie E-Mail, Rechnungsportale und Peppol, die Bedeutung der Leitweg-ID bei entsprechenden Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, die Einordnung von Schnittstellen, Datenimport, Datenexport und Dokumentenmanagementsystemen, die elektronische Archivierung, Aufbewahrungspflichten, Verfahrensdokumentation und Unveränderbarkeit sowie Grundlagen der GoBD, des UStG, der E-Rechnungsverordnung des Bundes und der DSGVO. Ergänzend werden KI-Tools wie ChatGPT ausschließlich als Hilfsmittel für Prozessbeschreibungen mit geeigneten Übungsdaten eingeordnet. Eine technische Validierung unterstützt die Fehlererkennung, ersetzt jedoch keine vollständige sachliche Prüfung. Für die Aufbewahrung muss zumindest der strukturierte Rechnungsteil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.

Was bringt die Weiterbildung für den Wiedereinstieg in den Arbeitsmarkt?

Die digitale Transformation verändert die Zusammenarbeit zwischen Rechnungsstellung, Verwaltung, Einkauf und Buchhaltung. Die Weiterbildung hilft Arbeitssuchenden, ihre Kompetenzen anhand eines vollständigen Übungsprozesses darzustellen: beispielsweise durch die Erstellung einer Musterrechnung, die Auswertung eines Prüfprotokolls und die Dokumentation der Weiterbearbeitung. Einsatzmöglichkeiten bestehen insbesondere in Rechnungseingangsbearbeitung, Fakturierung, Vertriebsinnendienst, Einkaufsadministration, Buchhaltungsassistenz, Handelsunternehmen, Handwerksbetrieben und Dienstleistungsunternehmen. Der Schwerpunkt auf Prozesssicherheit und E-Rechnungsverarbeitung erweitert das berufliche Profil für den Wiedereinstieg in kaufmännische Aufgaben.

Ihre Vorteile:

• Digitale Buchhaltung und E-Invoicing verstehen und Rechnungsabläufe strukturiert bearbeiten

• Kompetenzen in XRechnung, ZUGFeRD und Rechnungsverarbeitung gezielt aufbauen und klar im Bewerbungsprozess integrieren

• Rechnungserstellung, Übermittlung und Freigabe in digitalen und hybriden Prozessen nachvollziehbar und effizient gestalten

• Validierungsergebnisse, Rechnungsangaben und Bearbeitungsqualität professionell und qualitätsgesichert bewerten

• Datenschutz, DSGVO-konforme Rechnungsprozesse und verantwortungsvolle KI-Unterstützung als wertvolle Schlüsselqualifikation etablieren

Wichtige Informationen zum Kurs

Kosten Bemerkung

Die Kosten für den Kurs Digitale Buchhaltung und E-Invoicing werden im jeweiligen Kursangebot transparent ausgewiesen. Dort ist angegeben, welche Lernmaterialien, digitalen Inhalte, Lernplattformzugänge und Prüfungsleistungen enthalten sind. Auch der Umfang möglicher Softwarezugänge sowie die Konditionen für Vollzeit und Teilzeit werden vor der Anmeldung erläutert.

Abschlussart

Für den Kurs Digitale Buchhaltung und E-Invoicing findet eine trägerinterne Abschlussprüfung mit anschließendem Trägerzertifikat statt. Das Zertifikat dokumentiert die erworbenen Kompetenzen in digitaler Rechnungsorganisation, E-Rechnungsformaten, Rechnungserstellung, technischer Validierung, sachlicher Rechnungsprüfung, elektronischer Übermittlung, digitalen Freigabeabläufen und elektronischer Aufbewahrung und kann direkt im Bewerbungsprozess als nachweisbare Qualifikation eingesetzt werden.

Zusatzqualifikation

Der Kurs Digitale Buchhaltung und E-Invoicing vermittelt darüber hinaus relevante Zusatzqualifikationen im Bereich Stammdatenpflege, Prozessdokumentation, digitale Zusammenarbeit und Schnittstellenkommunikation. Teilnehmende erweitern ihr Qualifikationsprofil um anwendungsorientierte Kenntnisse in E-Rechnungsviewern, Rechnungsportalen, Dokumentenmanagementsystemen und modernen digitalen Rechnungsprozessen, die in nahezu allen Branchen einsetzbar sind. Beispiele aus DATEV Unternehmen online und Lexware Office verdeutlichen typische Abläufe; konkrete Schulungszugänge richten sich nach dem ausgewiesenen Kursangebot.

Zugang

Für die Teilnahme am Kurs Digitale Buchhaltung und E-Invoicing wird ein abgeschlossener Schulabschluss oder eine vergleichbare Qualifikation empfohlen. Darüber hinaus werden Deutschkenntnisse auf B2-Niveau, ein internetfähiger Computer, Headset/Mikrofon sowie eine stabile Internetverbindung vorausgesetzt. Technische Vorkenntnisse sind nicht erforderlich – die Weiterbildung ist auch für Quereinsteiger, Wiedereinsteiger und Berufsrückkehrer geeignet. Rechnungsbezogene Grundlagen und technische Zusammenhänge werden schrittweise eingeführt.

Zielgruppe

Der Kurs Digitale Buchhaltung und E-Invoicing richtet sich an Arbeitslose, Arbeitssuchende und Wiedereinsteiger, die ihre berufliche Handlungskompetenz im Bereich elektronischer Rechnungsprozesse gezielt ausbauen möchten. Besonders geeignet ist die Weiterbildung für Arbeitssuchende mit beruflichem Hintergrund als Kaufleute für Büromanagement, Sachbearbeitende im Rechnungseingang, Fakturierungskräfte, Vertriebsinnendienstkräfte, Einkaufssachbearbeitende, Buchhaltungsassistenzkräfte, Kaufleute im Handel und Verwaltungskräfte sowie alle Personen, die ihre Organisationsfähigkeit, Sorgfalt und Prozesssicherheit für den (Wieder-)Einstieg in den Arbeitsmarkt stärken möchten.

Am Ende der Weiterbildung erhält der Teilnehmende ein Zertifikat und einen Nachweis über die erlangten Kompetenzen – ein wertvoller Pluspunkt für den Wiedereinstieg in den Arbeitsmarkt, die nachhaltige berufliche Zukunftsfähigkeit und den langfristigen Karriereerfolg in einer digitalen, KI-gestützten Arbeitswelt.